Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên.doc.DOC

lời mở đầu
Công nghệ thông tin ngày càng đợc ứng dụng rộng rãi trong các hoạt
động kinh tế, xã hội. Trong công tác quản lý, công nghệ thông tin đóng vai
trò quan trọng, là công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý trong quá trình quản
lý và ra quyết định. Vì vậy việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ
trong hoạt động quản lý và rất cần thiết đối với sinh viên chuyên ngành quản
lý kinh tế.
Thực tế hiện nay tại Việt Nam, việc quản lý nhân sự và quản lý nhân
viên trong các tổ chức kinh tế xã hội còn rất nhiều điều bất cập. Cụ thể trong
công tác quản lý nhân viên tại các Công ty bao gồm rất nhiều vấn đề nhng
vấn đề quan trọng chính là việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện nội quy của
Công ty, việc chấm công cũng nh công tác thanh toán tiền lơng cho nhân
viên.
Trong điều kiện nền kinh tế đất nớc đang hội nhập và phát triển thì việc
mỗi một đơn vị kinh tế nói riêng và toàn bộ nền kinh tế đất nớc nói chung
phải gồng mình và chọn ra những công cụ quản lý hữu dụng nhất, kinh tế
nhất là điều cần thiết và cấp bách. Chúng ta đang sống trong một thời đại
mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin đòi hỏi các đơn vị phải
nâng chất tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất có thể. Để
làm đợc việc đó cần phải thực hiện việc khảo sát, phân tích và thiết kế một hệ
thống quản lý thông tin bằng máy tính, tơng ứng với đặc điểm hiện tại và
triển vọng phát triển của đơn vị bảo đảm sử lý thông tin hiệu quả nhất.
Trong công tác quản lý doanh nghiệp của ban giám đốc các Công ty
không thể thiếu đợc việc quản lý cán bộ công nhân viên trong Công ty. Một
Công ty hoạt động cần có những biện pháp chặt chẽ để quản lý về giờ giấc,
ngày công, hiệu quả hoạt động của nhân viên trong công ty. Hiện tại các công
ty, các doanh nghiệp hoặc là gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhân
viên hoặc là tốn nhiều công sức mới làm tốt đợc việc đó. Vậy với hệ thống
quản lý nhân viên đợc cài đặt sẵn trên hệ thống máy tính, ngời quản lý công
ty có thể nắm bắt đợc toàn bộ các thông tin về việc thực hiện nội quy công ty
của nhân viên một cách đơn giản và khá thuận tiện. Chỉ với một chiếc thẻ từ
toàn bộ thông tin về giờ vào, giờ ra, có mặt hay vắng mặt của nhân viên đã
đợc lu vào giữ liệu máy tính của công ty. Công việc này rất hữu hiệu trong
công tác quản lý tiền lơng của công ty. Hiện nay trong nhiều công ty vẫn tồn
tại việc quản lý ngày công của nhân viên một cách thủ công, không khách
1
quan và khoa học. Hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê phải đến
từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm
công, ngời điều hành mới biết đợc số lợng nhân viên nào vắng mặt trong
ngày, trong tháng và nh vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức.
Qua những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và nhân viên và đợc sự
chỉ bảo nhiệt tình của cô giáo Lê Thị Hồng Phơng em đã mạnh dạn chọn đề
tài : Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên làm đề tài báo
cáo nghiên cứu khoa học.
Chắc chắn với sự hiểu biết còn hạn chế đề tài này của em sẽ không tránh
khỏi những sai sót, kính mong các thầy cô giáo tận tình giúp đỡ em để em
hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn các thầy
cô !
2
Phần I : Vai trò của quản lý nhân viên trong việc nâng cao hiệu quả
sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp là tế bào của nền kinh tế quốc dân, sự tồn tại và phát triển
bền vững của các doanh nghiệp theo thời gian là sứ mệnh thiêng liêng của
mỗi doanh nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững phụ
thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố quan trọng hàng đầu là quản lý
nguồn nhân lực. Trớc những biến động của thị trờng, trớc những đòi hỏi ngày
càng cao của khách hàng, trớc những cạnh tranh ngày càng mãnh liệt, doanh
nghiệp cần phải dựa vào sự huy động toàn bộ nguồn nhân lực của mình, cả
trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp.
Nói đến quản lý con ngời là tạo đủ động lực cho từng ngời và kết hợp
cùng chiều các động lực của tất cả mọi ngời. Để tạo động lực cho con ngời
phải hình thành đợc những yếu tố cơ bản chi phối tốt lên động cơ làm việc
của họ. Thứ nhất phải hợp lý hoá chỗ làm việc để tạo ra năng suất lao động
chung cho các doanh nghiệp. Thứ hai, phải đề ra các biện pháp nhằm nâng
cao tinh thần trách nhiệm và ý thức tự quản của mỗi cá nhân, mỗi nhóm công
tác.Thứ ba, mọi ngời đều phải gắn bó với kết quả cuối cùng của phần công
việc mà mình đảm nhận, ngời lao động hiểu rõ họ sẽ đợc nhận thù lao và
phần khen thởng xứng đáng với lao động và sự nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Thứ t,
phải có sự phân công rõ ràng, rành mạch để mỗi ngời biết phải làm việc dới
quyền ai, ai sẽ là ngời kiểm tra và thừa nhận thành quả lao động của mình.
Quản lý nguồn nhân lực bao gồm hai việc:
Quản lý con ngời
Tối u hoá nguồn nhân lực
Nh vậy quản lý nguồn nhân lực nói chung và quản lý nhân viên trong các
công ty nói riêng là hết sức quan trọng và cấp bách. Tác động của việc quản
lý nhân viên đến hiệu quả sản xuất kinh doanh là rất lớn. Một khi công tác
quản lý nhân viên thực hiện tốt sẽ khiến cho ngời quản lý nắm đợc tình hình
thực tế về nhân viên của mình. Việc tuân thủ nội quy trong công ty của cán
bộ công nhân viên đợc kiểm tra sát sao sẽ khiến cho ý thức làm việc của họ
cao hơn. Đồng thời, song song với việc kiểm tra giờ vào, giờ ra của cán bộ
công nhân viên là việc thực hiện công tác chấm công và thanh toán lơng. Nếu
cả ba công việc chủ yếu trong công tác quản lý đợc thực hiện tốt là lao động
nhân sự tiền lơng thì coi nh nhiệm vụ của ngời quản lý đã tạm thời
hoàn thành một nửa.
Phần II: Quản lý thời gian làm việc - một nội dung quan trọng của
quản lý nhân viên.
3
Thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong công tác quản lý phụ
thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó yếu tố con ngời là quan trọng và phức tạp
nhất. Vì con ngời là một thực thể sống có ý trí có tình cảm nên việc quản lý
họ sao cho hiệu quả là rất khó.
Tại các nớc phát triển nh Anh, Pháp, Nhật, Canada các công ty hoạt
động kinh tế rất hiệu quả, không chỉ mang tầm cỡ quốc gia mà còn mang tầm
cỡ quốc tế. Sự phát triển không ngừng của các công ty này phải kể tới công
tác quản lý nhân viên rất thành công. Các công ty sản xuất kinh doanh của
các nớc phát triển đã rất nổi tiếng bởi nhân viên của họ hoạt động, sản xuất
với tác phong công nghiệp cao, ý thức của ngời lao động rất cao, vì vậy họ rất
hiếm khi vi phạm các nội quy của công ty. Ngoài việc ngời lao động đợc
trang bị những kiến thức tiên tiến về khoa học công nghệ, họ còn tuân thủ
nghiêm ngặt nội quy của công ty nh : Đi làm đúng giờ, đủ giờ, không bỏ việc
tự ý và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Để hoạt động của công ty tiến triển và ngày càng có nhiều thành công thì
không chỉ có sự cố gắng của bộ phận lãnh đạo mà chính sự giúp sức của toàn
thể cán bộ công nhân viên của công ty. Con ngời là nguồn nhân lực lớn nhất
của doanh nghiệp, trong khi đó phơng pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả
nhất là cách quản lý trên phơng diện tâm lý. Để cho nhân viên trong công ty
thấy đợc tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy tắc đợc đề ra giúp họ làm
việc hiệu quả hơn. Bây giờ đang là thời đại công nghiệp, hình thức lao động
phân tán với thời gian lao động tự do không phù hợp nữa mà thay vào đó là
hình thái lao động tập trung với thời gian lao động bắt buộc. Hình thái lao
động này đã góp phần thúc đẩy xã hội phát triển nh vũ bão, làm nên nhiều kỳ
tích loài ngời. Thời gian làm việc với số giờ đều đặn trong mỗi ngày, số ngày
đều đặn trong mỗi tuần, đợc xuyên suốt liên tục trong nhiều năm chính là một
nguyên nhân làm cho nhiều công ty phát triển cho đến hôm nay.Nh vậy ai
cũng thấy đợc tầm quan trọng của việc quản lý thời gian làm việc trong các
công ty.
Tuy nhiên trong công tác quản lý nhân viên của các công ty cũng gặp
phải rất nhiều vấn đề nh làm thế nào để có thể quản lý giờ giấc làm việc của
cán bộ, công nhân viên trong công ty một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất.
III. Thực trạng quản lý nhân viên trong các doanh nghiệp ở Việt
Nam và các vấn đề đặt ra.
4
Mặc dù các tổ chức kinh tế của chúng ta cũng đã và đang rất cố gắng đa
tổ chức mình phát triển và tiến lên, nhng công tác quản lý nhân viên trong các
công ty còn nhiều điều phải lu tâm.
Nh chúng ta đã biết, nguồn nhân lực của chúng ta rất dồi dào. Tuy nhiên
việc sử dụng sao cho có hiệu quả số lao động phong phú này đòi hỏi ngời
quản lý phải có những biện pháp nhạy bén và xác đáng.
Một thực tế mà các công ty ở Việt Nam đang gặp phải đó là tình trạng
nhân viên trong công ty đi làm trễ giờ, cũng nh vấn đề nghỉ việc tự do.
Nguyên nhân một phần là bởi chính tác phong làm việc không khoa học đã
đợc hình thành từ lâu của ngời Việt Nam ta. Lí do thứ hai có thể do công tác
quản lý của các doanh nghiệp cha nghiêm đã tạo cho nhân viên trong công ty
có một thói quen không tốt. Chính bởi những nguyên nhân trên thì trong thời
gian gần đây công tác quản lý nhân viên đã đợc nâng cao hơn nhng không có
nghĩa là đã tốt hơn nhiều.
Tại một số các doanh nghiệp ngời quản lý đã đa ra nhiều biện pháp để
giảm thiểu các vi phạm nội quy của cán bộ công nhân viên nh bố trí các nhân
viên bảo vệ kiểm tra sát sao giờ đi làm, giờ về, ngày nghỉ việc ngày có mặt.
Tuy vậy hiệu quả công việc vẫn cha cao vì vẫn cha thực sự mang tính khách
quan, và nếu áp dụng cho các doanh nghiệp các công ty có hàng trăm, hàng
ngàn cán bộ công nhân viên là điều rất khó. Đồng thời việc chấm công cho
cán bộ công nhân viên trong công ty cũng gặp phải một số vấn đề nh hàng
ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận
nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm công, ngời điều hành sẽ biết
đợc số lợng nhân viên nào vắng mặt trong ngày, trong tháng và nh vậy sẽ mất
rất nhiều thời gian công sức.
Và tại thời đại khoa học công nghệ phát triển nh hiện nay chúng ta hoàn
toàn có thể yên tâm rằng một khối lợng công việc nh trên sẽ đợc giải quyết
bởi máy tính mà không hề phải mất quá nhiều công sức nữa. Hiện nay trên
thế giới công nghệ thẻ đợc áp dụng cho việc quản lý nhân viên đã trở lên phổ
biến. Chúng ta cần áp dụng rộng rãi khoa học công nghệ để nâng cao hiệu
quả công việc một cách tối đa.
IV. Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên.
1. Thẻ từ là gì?
Thẻ từ là một loại thẻ mà trên đó có chứa toàn bộ các thông tin cần thiết
nh tên cơ quan, logo, tên ngời sử dụng, ảnh và mặt sau có gắn một băng từ
đã đợc mã hoá.Thẻ từ đợc áp dụng để quản lý ra/vào của cán bộ công nhân
viên trong công ty đồng thời còn đợc dùng nh một chiếc thẻ chấm công. Việc
ứng dụng thẻ từ trong công tác quản lý đã đợc áp dụng từ lâu trên thế giới vì
lợi ích của nó là rất lớn. Tiết kiệm sức lao động, thuận lợi, an toàn và tiết
5
kiệm là những u điểm của công nghệ thẻ. Ơ nhiều nớc phát triển công nghệ
thẻ đã đợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống trở thành dịch vụ
quen thuộc của mọi ngời, từ dịch vụ công cộng đơn giản nh đi xe buýt, thanh
toán tại siêu thị, trả tiền học phí, viện phí đến các dịch vụ mang tính bảo mật
cao nh rút tiền tại Ngân hàng, đặc biệt phải nói tới một ứng dụng khá quan
trọng của thẻ từ đó là ứng dụng thẻ từ trong quản lý. Ơ nớc ta việc ứng dụng
công nghệ thẻ vào cuộc sống còn chậm so với nhiều nớc trong khu vực, công
nghệ thẻ chỉ thật sự đợc nhiều ngời sử dụng trong vài năm gần đây.
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhân viên, ngời quản lý không những
phải đa ra những phơng pháp hữu hiệu nhất, nỗ lực hết mình mà còn cần tới
sự hỗ trợ của máy móc, công nghệ hiện đại. Công nghệ thẻ giúp ngời quản lý
kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ nội quy của cán bộ công nhân viên trong
công ty, đồng thời kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm tính
lơng là giải pháp hoàn chỉnh tin học hoá công tác quản lý nhân sự lao
động - tiền lơng của đơn vị.
2. Sự cần thiết của việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên
Trớc kia khi cha áp dụng thẻ từ trong quản lý, để nắm đợc các thông tin
về giờ vào ra của cán bộ công nhân viên ngời quản lý phải bố trí các nhân
viên bảo vệ đứng ở cổng ra vào và ghi chép các thông tin cần thiết. Công việc
này rất thủ công, mất nhiều công sức mà không mang tính khách quan, công
bằng. Đồng thời để chấm công cho nhân viên hàng ngày sau giờ làm việc
nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng
mặt trong ngày, trong tháng rất mất thời gian.
Khi ứng dụng thẻ từ để quản lý nhân viên mọi công vịêc thủ công của
lực lợng bảo vệ, nhân viên thống kê sẽ không còn nữa. Thay vào đó là tạo nên
một tác phong công nghiệp cho ngời lao động, ý thức của họ đợc nâng cao và
công việc quản lý mang tính khách quan, chính xác. Hàng ngày chỉ với một
thao tác rất đơn giản và mau lẹ là việc quét thẻ từ tại cổng công ty thì mọi
thông tin cần thiết về cán bộ công nhân viên sẽ đợc lu trữ vào máy tính. Ngay
lập tức giờ vào, ra của công nhân viên cũng nh việc chấm công cho họ cũng
đợc thực hiện trên máy vi tính. Công việc này đợc thực hiện một cách đơn
giản và rất hiệu quả . Hơn thế với sự kết hợp của phần mềm máy tính chuyên
dụng KT TIME việc quản lý nhân viên kết hợp trực tiếp với phần mềm kế
toán tiền lơng giúp giảm bớt lợng công việc cho các khâu.
Hàng tháng, kế toán tiền lơng sẽ lấy các thông tin trên máy chấm công
để tổng hợp lại rồi tính lơng cụ thể cho từng ngời trong công ty. Nhờ theo dõi
việc thực hiện nội quy nhân viên chính xác và khách quan nh trên ngời quản
lý có thể đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm khuyến khích nhân viên trong
công ty làm việc có hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu nhân viên nào không đi trễ, về
sớm đi làm đầy đủ có thể đợc thởng 15% trên tổng số lơng. Còn nhân viên
6
nào đi muộn nhiều, hay về sớm, bỏ việc tự do có thể bị trừ lơng. Chắc chắn
với những chính sách trên và chính những ứng dụng hữu hiệu của công nghệ
thẻ từ ngời lao động sẽ có ý thức hơn rất nhiều trong công việc. Và nh vậy
công tác quản lý nhân sự trong các công ty nói chung, quản lý nhân viên nói
riêng sẽ có nhiều tiến bộ.
3. Ưng dụng thẻ từ
Hiện nay số lợng các nhà máy, xí nghiệp có nguồn nhân lực lớn đang
ngày càng nhiều ở nớc ta. Nhng một thực tế mà các doanh nghiệp này gặp
phải là công tác quản lý nhân sự gặp phải nhiều khó khăn. Đó chính là việc
quản lý, theo dõi thời gian ra/vào nơi làm việc, chấm ngày công cho cán bộ
công nhân viên trong công ty để từ đó giải quyết việc thanh toán lơng.
Thành tựu của khoa học công nghệ đã đem đến nhiều lợi ích cho cuộc
sống. Chấm ngày công, theo dõi thời gian ra vào nơi làm việc đang dần đợc tự
động hoá tại các công sở. Chỉ với một tấm thẻ từ, bảng giấy chấm công và
một chiếc máy quét đặt ở cửa ra vào, bảng chấm công hàng ngày sẽ báo cáo
đầy đủ số ngày làm việc thời gian đến đúng giờ của các công chức hiện nay.
Hiện tại với công nghệ thẻ đang dần phát triển thì việc ứng dụng thẻ từ
với chất lợng cao không phải là quá khó. Trên thị trờng hiện nay có bán loại
thẻ từ không tiếp xúc (Proximity Card) là loại thẻ có gắn EPROM ghi dữ liệu
bên trong, liên hệ với đầu đọc thẻ bằng vô tuyến qua ăng ten nằm ngay bên
trong thẻ. Mỗi nhân viên trong công ty sẽ đợc phát một chiếc thẻ từ và hàng
ngày khi qua cổng công ty họ chỉ việc thực hiện một thao tác nhỏ, mọi thông
tin về thời gian vào/ra, có mặt hay vắng mặt sẽ đợc lu trữ trong máy vi tính.
Thẻ rất dễ sử dụng, đầu đọc thẻ có thể đọc đợc thẻ ở khoảng cách từ 3-16 cm,
nên rất thuận tiện, giải phóng ngời qua cổng nhanh.
Khi thao tác quét thẻ đợc thực hiện đầu đọc thẻ sẽ liên hệ trực tiếp với
máy chấm công.Đầu đọc thẻ là thiết bị nhận tín hiệu dữ liệu của thẻ và gửi về
máy tính. Dữ liệu lập tức đợc lu vào bộ nhớ của máy tính, kiểm tra với thông
tin nạp sẵn trong bộ nhớ. Đầu đọc sẽ thông báo cho ngời cầm thẻ biết trờng
hợp thẻ hợp lệ hoặc không hợp lệ bằng các âm thanh bip.
Hoạt động của máy chấm công là nhận diện điện từ trờng từ những tấm
thẻ đã đợc cài đặt mã vạch quy định vàơ bộ nhớ máy. Nhờ đó, chỉ cần đa thẻ
vào bộ phận nhận điện từ, máy tự khắc nhập dữ liệu ngày, giờ cụ thể vào bộ
nhớ. Cho các mẫu bảng chấm công đã có sẵn khung chia ngày vào máy sẽ tự
in ngày, giờ đến và giờ về. Đến cuối tháng, các bảng này sẽ đợc gửi cho ngời
phụ trách. Căn cứ vào số liệu đợc in trên bảng chấm công này các ông chủ sẽ
quản lý đợc thời gian làm việc, nghỉ ngơi của ngời đi làm.Hầu hết các model
có kích thớc nhỏ gọn và kiểu dáng khá trang nhã. Mỗi máy đều đợc cài đặt
sẵn lịch vạn niên, chuông báo giờ có thể đợc nối với loa lớn và pin dự
7
phòng( khoảng 72 giờ) trong những trờng hợp mất điện. Muốn kiểm tra lại
chỉ cần nhấn phím chức năng quay trở về những ngày trong tháng, các chi tiết
sẽ đợc hiển thị rõ trên bảng điện tử.Và một công cụ thiết yếu để thực hiện tốt
các công việc trên không thể thiếu chính là phần mềm KT TIME.
Phần mềm KT TIME đợc thiết kế và xây dựng trên môi trờng Window
với giao diện đẹp, quen thuộc, dễ sử dụng và tiện ích.Phần mềm này kết hợp
với các thiết bị chấm công tạo thành một giải pháp hoàn chỉnh cho công tác
quản lý nhân sự. Nếu trong điều kiện đơn vị cha trang bị phần mềm quản lý
nhân sự hoặc phần mềm tính lơng, việc trang bị chấm công bằng máy và phần
mềm KT TIME sẽ giúp cho công tác tính và tổng hợp công nhanh chóng
chính xác tạo điều kiện để bộ phận tính lơng làm tốt nhiệm vụ của mình. Đến
cuối tháng với các bảng chấm công do máy chấm công cung cấp sẽ đợc gửi
tới bộ phận tính lơng. Việc tính lơng cho cán bộ công nhân viên sẽ đợc chính
xác, khách quan và quan trọng là giảm bớt rất nhiều công sức cho ngời quản
lý mà hiệu quả công việc cao.
*Điều kiện ứng dụng thẻ từ
Để ứng dụng công nghệ thẻ từ một cách hiệu quả nhất thì các công ty các
doanh nghiệp cần phải nắm rõ điều kiện làm việc của đơn vị mình.
Nếu điều kiện làm việc là khu công nghiệp hoặc các phân xởng sản xuất
có lợng công nhân lớn nên sử dụng thẻ từ ứng với máy chấm công cơ điện.
Trong đó, máy in kim(nét in nhỏ) đợc thiết kế thêm bảng đồng hồ mặt trớc
cùng chế độ tự nhận và đẩy giấy ra. Máy có thể in đợc hai màu để có thể phân
biệt đến sớm và đến trễ nhằm có chế độ thởng phạt rõ ràng. Máy có sẵn ch-
ơng trình làm việc theo 3 ca, mỗi ca gồm hai cột vào và ra. Cứ sau mỗi ca,
máy tự động chuyển sang cột kế tiếp, tránh hiện tợng nhầm lẫn giữa các ca
với nhau.
Đối với các cơ quan, văn phòng hiện đại nên sử dụng loại máy chấm công
điện từ. Ap dụng thẻ từ là loại nhựa cứng đặc biệt, vừa là bảng chấm công vừa
là bảng tên đeo trên ngời nên ít khi bị đánh mất hoặc hỏng hóc. Công đoạn
cho việc chấm công cũng đơn giản hơn. Không quá 3 giây sau khi quét thẻ từ,
đầu đọc sẽ nhận và xử lý thông tin truyền qua máy tính, nh vậy thủ tục về một
ngày làm việc đợc ghi nhận đầy đủ.
*Chi phí để lắp đặt hệ thống máy móc
Trên thị trờng hiện nay đã xuất hiện rất nhiều loại thiết bị phục vụ cho
việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên.
Thứ nhất là thẻ từ: trớc kia trên thị trờng Việt Nam để có một chiếc thẻ từ
chắc chắn chi phí để mua nó là khá cao vì toàn là hàng ngoại nhập. Nhng hiện
nay các công ty trong nớc đã hoàn toàn có thể sản xuất đợc thẻ từ chất lợng
8
cao mà giá thành rất phải chăng.Giá thành cho một thẻ từ chỉ khoảng từ 30
50 ngàn đồng
Đầu đọc thẻ (máy chấm công) : Thực tế trên thị trờng hiện nay chỉ có các
máy chấm công của nớc ngoài nh Đài Loan hay Nhật Bản vì chúng ta cha sản
xuất đợc. Vì vậy giá thành có hơi cao, tuy nhiên các loại máy này rất dễ dùng
và khá tốt. Tuỳ thuộc vào mỗi loại máy mà giá thành cao thấp khác nhau. Các
máy trên thị trờng thờng là máy điện từ, máy in kim có đồng hồ, máy in búa
có đồng hồ, máy in búa không có đồng hồ. Giá thành của các loại máy này
giao động từ 3.970.000 7.500.000 đồng. Các doanh nghiệp đều có thể đầu
t cho doanh nghiệp mình vì lợi ích trong việc ứng dụng công nghệ thẻ từ là rất
lớn.
Phần mềm KT TIME thời gian sử dụng lâu dài và vô cùng tiện ích. Hiện
nay trên thị trờng rất dễ để tìm mua và lắp đặt phần mềm này. Giá thành của
phần mềm này là khoảng trên dới 10 triệu đồng. Đây không phải là một chi
phí quá cao cho việc cải tổ lại hệ thống làm việc của một doanh nghiệp.
*Các mặt hạn chế và biện pháp khắc phục.
Hiệu quả của việc ứng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên là rất
lớn. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm mà ngời quản lý trong các doanh nghiệp
cần lu ý.
Đối với máy chấm công cơ điện: Khi dùng loại máy này phải chấp nhận
chi phí thờng xuyên cho việc mua giấy và mực in. Dù lợng tiền mua cũng
không quá nhiều (mực in từ 3 6 tháng thay một lần, bảng giấy khoảng
40.000 đồng cho 1 lốc 100 tờ). Nhng ngời dùng sẽ phải cẩn thận giữ giấy
tránh bị thấm nớc, các thao tác đa và rút giấy ra khỏi máy cũng phải nhẹ
nhàng. Vì nếu gấp gáp, giấy có thể bị rách hoặc kẹt lại trong máy. Về mặt
này máy chấm công điện từ có vẻ vợt trội hơn.
Đối với máy chấm công điện từ: Nhợc điểm của máy là bộ nhớ rất dễ bị
rối tung lên nếu thẻ từ bị quét liên tục qua lại. Khi ấy nhất định phải cài đặt
lại chơng trình, những dữ liệu ngày giờ đi làm trớc đó có thể bị xoá sạch.
Nhng cũng không cần phải quá lo vì tất cả các nhợc điểm trên chắc chắn
có thể khắc phục đợc. Đối với máy chấm công cơ điện nếu ngời sử dụng cẩn
trọng trong các thao tác và nắm chắc cơ chế hoạt động của máy thì máy sử
dụng rất bền. Đối với máy chấm công điện từ khi quét thẻ phải đặt thẻ từ cách
mặt nhận diện khoảng 5 cm, thời gian đặt thẻ nên cách nhau 20 giây để tránh
việc bộ nhớ không kịp nhảy dữ liệu, dễ bị trùng lắp.
Việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên (ra/vào) đã đợc áp dụng từ
lâu trên Thế giới. Chính vì vậy các nhợc điểm của việc ứng dụng thẻ từ có thể
đợc khắc phục một cách tối đa. Nh đã trình bày ở phần trên nếu các cơ quan
9
xí nghiệp áp dụng công nghệ thẻ không tiếp xúc(Proximity Card) sẽ khắc
phục đợc các nhợc điểm của thẻ từ bình thờng. Nếu các thẻ từ thông thờng có
độ bền không cao, việc bảo quản thẻ phải cẩn trọng do khả năng chịu nhiệt
kém, quá trình sử dụng thẻ gây ra nhiều lỗi do khi đọc thẻ không thực hiện
đúng quy cách hoặc do lỗi của đầu từ, của thiết bị đọc thẻ thì công nghệ thẻ
không tiếp xúc hoàn toàn không phải lo về điều đó.
Thẻ không tiếp xúc có độ bảo mật cao, chống thẻ giả, thời gian đọc thẻ
nhanh, chính xác không gây lỗi, không có sự tiếp xúc về cơ học giữa đầu đọc
và thẻ. Thẻ không tiếp xúc ghi dữ liệu bên trong, liên hệ với đầu đọc thẻ bằng
vô tuyến qua ăng ten nằm ngay bên trong thẻ. Thẻ dễ sử dụng, đầu đọc thẻ có
thể đọc thẻ ở khoảng cách 3 16 cm, nên rất thuận tiện, giải phóng ngời qua
cổng nhanh.
Các bộ đầu đọc thẻ cũng rất gọn nhẹ, lắp đặt dễ dàng và nhanh chóng.
Thậm chí chúng ta có thể đặt đầu đọc bên trong tờng gạch,kính, gỗ đảm bảo
an toàn và mỹ thuật. Hệ thống kiểm soát ra vào của thẻ không tiếp xúc chính
xác và thuận tiện. Chơng trình quản lý linh hoạt, rất thuận tiện,hữu ích cho
ngời điều hành và quản lý.
*Hiệu quả áp dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên
Một ứng dụng vô cùng quan trọng của công nghệ thẻ là việc liên kết phối
hợp giữa việc kiểm soát hệ thống cửa ra vào, phân quyền khu vực ra vào đợc
phép, mở rộng số lợng cửa đợc quản lý với các chơng trình quản lý khác về
nhân sự, kế toán, tiền lơng. Đối với các công ty xí nghiệp có nguồn nhân lực
lớn và có trang bị máy chấm công sử dụng thẻ từ việc tổng hợp công từ dữ
liệu trên máy chấm công chuyển về để tính lơng có thể sử lý tự động. Ngoài
ra số liệu từ máy chấm công chuyển về cũng cần đợc điều chỉnh để tổng hợp
công đầy đủ, chính xác cho các trờng hợp vào hoặc bổ sung nhân viên mới
cha đợc cấp thẻ nhân viên trên bảng tổng hợp công hoặc trừ các số liệu từ các
thẻ nhân viên không hợp lệ
Để ứng dụng công nghệ thẻ từ một cách hữu hiệu nhất ta cần phải phối
hợp sử dụng phần mềm KT TIME. Phần mềm KT TIME giúp tiết kiệm thời
gian và công sức giải phóng việc tính toán thủ công nâng cao hiệu quả sử
dụng công nghệ tiên tiến trong công ty xí nghiệp. Đồng thời phần mềm này
còn kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm tính lơng là giải
pháp hoàn chỉnh tin học hoá công tác quản lý nhân sự lao động tiền l-
ơng của đơn vị. Đặc biệt là các đơn vị có nhiều văn phòng xí nghiệp đóng trên
địa bàn khác nhau có yêu cầu quản lý tập trung. Nh vậy sẽ giúp cho bộ phận
quản lý nhân sự quản lý giám sát chặt chẽ tinh thần kỷ luật của nhân viên và
có thể giảm thiểu biên chế cho bộ phận tính lơng.Trong điều kiện đơn vị cha
trang bị phần mềm quản lý nhân sự hoặc phần mềm kế toán tiền lơng, việc
trang bị chấm công bằng máy và phần mềm KT TIME sẽ giúp cho công nghệ
10
tính và tổng hợp công nhanh chóng chính xác tạo điều kiện để bộ phận tính l-
ơng làm tốt nhiệm vụ của mình.
Chức năng chi tiết của phần mềm KT TIME: gồm 3 phân hệ chính là hệ
thống, cập nhật dữ liệu và báo cáo.
- Hệ thống: Cập nhật thời gian làm việc khai báo giờ vào, ra theo
quy định cơ quan, cho phép khai báo theo từng khu vực khác nhau.
- Cập nhật dữ liệu: Chuyển tải dữ liệu từ máy chấm công. Chỉnh sửa
số liệu chấm công (theo ngày, nhân viên, tháng)
- Báo cáo: Phần mềm này có chức năng báo cáo danh sách nhân viên
đi trễ về sớm (có quy đổi thời gian trễ, sớm); danh sách nhân viên
làm ngoài giờ hành chính, ca ba; danh sách nhân viên làm thứ bảy
chủ nhật. Đồng thời chức năng báo cáo còn thực hiện việc lập các
bảng chấm công theo ngày, bảng tổng hợp công cá nhân, bảng tổng
hợp bộ phận.
Phần mềm KT TIME mang tính linh hoạt cao: Có thể tổng hợp từ nhiều
máy chấm công gởi về (không hạn chế số lợng máy). Cho khai báo các hệ số
quy đổi đối với các trờng hợp đặc biệt nh: làm ngoài giờ, ca ba, ngày nghỉ,
ngày lễ, nghỉ bù để tự động quy đổi.Với các thông tin do phần mềm này thu
thập và sử lý sẽ đợc chuyển thẳng tới bộ phận kế toán lơng để sử lý. Bộ phận
kế toán lơng sẽ có đầy đủ các thông tin cần thiết để tính đúng lơng cho mọi
ngời trong toàn công ty cũng nh chế độ thởng phạt thích đáng.
Phần mềm KT TIME tự động tính và tổng hợp công từ số liệu máy chấm
công chuyển về. Tự động kết nối chuyển tải dữ liệu từ máy chấm công. Tự
động quy đổi số liệu chấm công theo hệ số đã khai báo. Chọn chỉnh sửa số
liệu chấm công theo nhiều cách: Theo từng ngày, cả tháng hoặc chọn nhân
viên bộ phận. Phần mềm này còn tự động lập các báo cáo liên quan cho cá
nhân hoặc từng bộ phận .
Nh vậy việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên là hoàn toàn có thể
thực hiện đợc vì:
Chi phí lắp đặt cho hệ thống máy chấm công, thẻ từ, và phần mềm
chuyên dụng KT TIME không phải là quá cao, trong khi hiệu quả ứng dụng
nó là rất lớn.
Thể thức hoạt động rất đơn giản mang tính công nghiệp cao. Vì quyền lợi
cụ thể của mỗi ngời, các nhân viên trong công ty chắc chắn sẽ tuân thủ
nghiêm ngặt nội quy của công ty cũng nh việc nâng cao ý thức trong hoạt
động sản xuất.
*Quy trình của việc lắp đặt hệ thống kiểm soát nhân viên bằng thẻ từ.
11
Ưng dụng thẻ từ trong quản lý nhân viên mang tính khả thi cao. Tuy
nhiên khi áp dụng phải tuân thủ 3 bớc:
Bớc 1: Phân tích hệ thống nhằm vạch ra các đề án thiết kế hệ thống thông
tin của doanh nghiệp, xác định yêu cầu đối với mỗi hệ thống thông tin trên 4
mặt (khả năng kỹ thuật, khả năng kinh tế, khả năng hoạt động của hệ thống
và chất lợng thông tin thu đợc)
Bớc 2: Thiết kế hệ thống
Trớc hết là việc sản xuất thẻ từ để phát cho cán bộ công nhân viên. Nh đã
trình bày ở phần trên thẻ từ có thể nhập ngoại hoặc mua của các công ty trong
nớc. Hình dáng của thẻ từ gồm:
Mặt trớc của thẻ có tên, logo của công ty, ảnh nhân viên, tên và
chức vụ của nhân viên thuộc bộ phận nào, ngày tháng năm
sinh Quan trọng nhất là các mã vạch đợc mã hoá riêng biệt với
từng ngời trong công ty.
Mặt sau của thẻ đợc gắn một dải băng từ đã đợc mã hoá.
Tiếp theo là lắp đặt một máy chấm công tại cổng công ty. Máy chấm
công của công ty đợc liên hệ trực tiếp với phần mềm máy tính KT TIME giúp
cho việc chuyển tải thông tin từ máy chấm công chuyển thẳng tới bộ phận
tiền lơng.
Bớc 3: Sau khi hệ thống đợc lắp đặt hoàn chỉnh doanh nghiệp cần tuyển
chọn, đào tạo, sử dụng cán bộ, chuyển đổi từ hệ thống thông tin cũ của ngành
sang hệ thống mới. Cuối cùng là việc cho hệ thống vận hành và xem xét đánh
giá kết quả thu đợc.
Kết luận
Với những u điểm nổi bật của việc ứng dụng thẻ từ trong quản lý nhân
viên đã nêu ở phần trên các doanh nghiệp nên nghiên cứu, đầu t để hoạt động
quản lý nhân sự đợc tốt hơn. Nếu các doanh nghiệp áp dụng công nghệ thẻ từ
trong hoạt động quản lý nhân sự lao động tiền lơng sẽ giúp cho các nhà
quản trị có các chiến lợc, sách lợc và linh hoạt ứng phó với những thay đổi
trên thực tế. Đồng thời giúp các nhà quản trị điều chỉnh mức lơng phù hợp để
khuyến khích nhân viên làm việc tôt hơn. Các nhà quản trị cần phải xác định
rằng quản lý con ngời là một vấn đề khó khăn phức tạp. Vì thế ngời quản lý
nên áp dụng sao cho phù hợp nhất những ứng dụng của khoa học công nghệ
vào việc quản lý nguồn nhân lực.
12

Xem chi tiết: Ưng dụng thẻ từ trong công tác quản lý nhân viên.doc.DOC