Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
-Quan niệm trong quản lý :
Chức năng của hoạt động quản lý là hình thức biểu đạt những hoạt
động có tính năng của chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý .Là tập
hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành theo mục
tiêu qui định của quá trình quản lý .
Có thể thấy chức năng hoạt động quản lý có nhiều vai trò rất quan trọng
sau:
+ Thứ nhất: chức năng hoạt động quản lý thể hiện nội dung tác động
của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý ,hay thể hiện nội dung hoạt động
của quá trình quản lý .
Là yếu tố cấu thành một chu trình quản lý ,từng chức năng quản lý biểu
hiện từng nội dung hoạt động của quá trình quản lý .Không thể có nội dung
quá trình quản lý nếu không có hệ thống chức năng của nó biểu đạt.Ngược
lại,không nhận biết được chức năng thì không thấy được nội dung quá trình
quản lý .Và nếu xác định không đúng , đủ và cụ thể các chức năng sẽ làm cho
nội dung các chức năng bị sai lệch.
Hoạt động quản lý có hiệu quả khi xác định đúng và đủ chức
năng.Thiếu một chức năng là thiếu một nội dung quản lý .Thừa một chức
năng là thừa một nội dung quản lý .Thiếu hoặc thừa chức năng đều gây rối
loạn cho quá trình quản lý khi thực hiện chúng.
Ý nghĩa thực tiễn của vấn đề là chủ thể quản lý ,muốn tiến hành các
hoạt động thành công đối với đối tượng quản lý ,phái xác định và thực hiện
đúng và đủ một hệ thống chức năng cho tổ chức của mình.
+ Thứ hai: Các chức năng hoạt động quản lý là căn cứ,là cơ sở để
xây dựng kiểm tra và đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Chức năng hoạt động quản lý là công việc mà chủ thể quản lý phải
nhằm tổ chức phối hợp và điều khiển đối tượng quản lý ,hướng vào thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức một cách có hiệu quả.
Mỗi mục tiêu chung của tổ chức phải được thực hiện bằng những công
việc cụ thể, ở các cá nhân , bộ phận khác nhau trong đối tượng quản lý với
một cơ cấu tổ chức chặt chẽ.Cơ cấu tổ chức công việc này trong đối tượng
quản lý được thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức điều khiển bằng các chức
năng tương ứng từ phía chủ thể quản lý tới họ.
Ý nghĩa thức tiễn của vấn đề là chỉ khi nào nắm vững hệ thống chức
năng với đặc điểm,nội dung và mối quan hệ của từng chức năng trong đó mới
có thể kiểm tra, đánh giá chính xác được hiệu quả hoạt động của bộ máy quản
lý và phải xuất phát từ công việc để lựa chọn người đảm nhiệm ,chứ không
thể ngược lại . Đây cũng là tồn tại không dễ khắc phục mà trong công tác
hoàn thiện bộ máy ở các cấp các nghành sẽ còn phải giải quyết.
Các chức năng hoạt động quản lý biểu hiện nội dung những tác động
lên chính quá trình quản lý ,tức là mặt tổ chức của chủ thể quản lý .
Hệ thống chức năng hoạt động quản lý bao gồm nhiều mặt ,nhiều lĩnh
vực hoạt động khác nhau ,trong đó mỗi chức năng là một hoạt động chuyên
môn hoá theo một lĩnh vực cụ thể mà chủ thể quản lý phải thực hiện.Trong
mối liên hệ hợp tác ,các chức năng quản lý luôn luôn đòi hỏi lẫn nhau,phải
hoàn thiện các nội dung công việc.Tính qui định lẫn nhau trong mối quan hệ
hợp tác còn làm cho các hoạt động chức năng có xu hướng chuyên môn hoá
ngày càng sâu,theo sự tác động và vận động từ phía đối tượng quản lý .Hệ
thống chức năng luôn luôn vận động ,thậm chí hình thành những chức năng
mới.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Do đó, cơ cấu tổ chức hoạt động trong chủ thể quản lý luôn phải vận
động hoàn thiện và biến đổi theo sự phát triển của quá trình phân công và hợp
tác lao động trong chính chủ thể quản lý .
Tóm lại,các chức năng hoạt động quản lý thể hiện sự tác động vào
chính quá trình quản lý của mặt tổ chức của chủ thể quản lý .Hoàn thiện hệ
thống chức năng là điều kiện để hoàn thiện và phát triển bộ máy quản lý
.Trong quản lý ,mỗi cơ quan, đơn vị phải xây dựng và thực hiện một cơ chế
hoạt động thống nhất trên cơ sở xác định cụ thể phân vị quyền hạn ,trách
nhiệm nghĩa vụ và quyền lợi rõ ràng cho từng bộ phận , cá nhân của cơ quan.
Như vậy ,chức năng hoạt động quản lý thê hiện tính khái quát của quản
lý lên đối tượng bị quản lý .Việc thực hiện quản lý tốt phải thực hiện được
một cơ cấu tổ chức hợp lý,bảo đảm các chức năng của quản lý .Do vậy ,trong
quá trình xây dựng một bộ máy quản lý cần xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ
máy lấy chức năng quản lý làm hướng chủ đạo cho việc xây dựng cơ cấu tổ
chức đó. Để xem xét rõ hơn các mô hình quản lý ta cần nghiên cứu các cơ cấu
tổ chức bộ máy có thể đáp ứng chức năng quản lý của nó như thế nào.
1.2.Cơ cấu hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức.
1.2.1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức.
- Khái niệm về tổ chức.
Tổ chức là một thuật ngữ được định nghĩa dưới nhiều góc độ. Tổ chức
là một danh từ thì tổ chức là một hệ thống có những thuộc tính cơ bản nào đấy
,có hai người trở lên có những mục đích , có mục tiêu nhất định trong những
hình thái cơ cấu nhất định.
Còn tổ chức là một động từ thì tổ chức là quá trình đưa ra quyết định
( hay kế hoạch ) vào thực tiễn.
Tổ chức còn là một chức năng của quá trình quản lý là quá trình đảm
bảo các hình thái cơ cấu cho việc triển khai kế hoạch.nghĩa là chức năng tổ
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
chức là hoạt động thiết lập các vị trí cho mỗi cá nhân tương ứng với từng bộ
phận đảm bảo cho các cá nhân và các bộ phận có thể phối hợp với nhau cùng
nhau chung sức thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Khái niệm về cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân)có mối
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa có các nhiệm vụ quyền hạn
và trách nhiệm nhất định ,được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau
nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu khác đã
xác định .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp những bộ phận khác nhau
có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa được giao những
trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp bậc để thực
hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức thể hiện sự phân chia chức năng nhiệm vụ giữa những
cá nhân giữa các bộ phận trong tổ chức ,nó xác định rõ quyền hạn và trách
nhiệm giữa các cấp các khâu với nhau ,nó thể hiện mối quan hệ quyền lực
giữa những cá nhân bên trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức có vai trò hết sức quan trọng trong tổ chức. nếu không
có cơ cấu tổ chức thì mọi hoạt động của tổ chức không thể thực hiện đựoc
hoặc sẽ chồng chéo rối loạn.cơ cấu tổ chức hướng đến sự chuyên môn hóa, vì
một người hay một bộ phận không thể làm hết mọi việc được.sự phân chia
trong cơ cấu tổ chức sẽ giúp mọi cá nhân phát huy hết khả năng chuyên môn
của mình và tăng năng suất lao động.
Ví dụ : một người thợ dệt ,cắt may quần áo thì mỗi ngày người đó chỉ
hoàn thành xong một bộ quần áo nhưng nếu chia ra một người dệt ,một người
cắt một người may thì một ngày sẽ có khoảng 10 bộ quần áo được hoàn
thành.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức hoạt động có hiệu
quả thông tin được lưu chuyển thông suốt ,nhanh chóng.từ đó tạo diều kiện
thuận lợi cho các cá nhân hoạt động ở các bộ phận được thuận tiện dễ dàng.cơ
cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy tổ chức luôn thích nghi với sự thay đổi
của môi trường xung quanh , biết tạo ra và sử dụng các thời cơ phát triển cho
lợi ích của tổ chức.
1.2.2.Các yêu cầu đối với việc hoạt động của một cơ cấu tổ chức quản lý .
- Tính thống nhất :
Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần hướng mọi cá nhân đóng góp vào mục
tiêu chung của tổ chức.
- Tính tối ưu .
Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo mối quan hệ tốt nhất giữa các
khâu và các cấp quản lý (sự phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo
chiều dọc),thiết lập được các mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít
nhất .nhờ đó hệ thống quản lý mang tính năng động cao, luôn bám sát các
mục đích và mục tiêu của hệ thống đề ra.
- Tính linh hoạt .
Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng với mọi tình huống
xảy ra(cả bên trong và bên ngoài) của hệ thống tổ chức.
Do đó, cơ cấu tổ chức quản lý phải gọn nhẹ , đảm bảo luôn nắm bắt
kịp thời sự vận động của đối tượng quản lý và đáp ứng được quá trình vận
động mau lẹ, năng động của đối tượng quản lý .
Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu của đảm
bảo thông tin ,từ thu thập,xử lý ,lưu trữ và sử dụng thông tin để phối hợp gìn
giữ hoạt động của các bộ phận trong hệ thống tổ chức có hiệu quả cao .
Cơ cấu tổ chức quản lý linh hoạt phải bao hàm sự giữ bí mật nội dung
hoạt động của những bộ phận và của hệ thống,chống rò rỉ các thông tin ra
bên ngoài.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
- Tính tin cậy.
Hiện nay thời dại bùng nổ thông tin,lượng thông tin thu về và phát ra
là rất đa dạng và phong phú cho nên cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý phải
đảm bảo tính chính xác tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức,có
như vậy mới đảm bảo được sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả
các bộ phận trong tổ chức.
- Tính ổn định .
Tính ổn định của tổ chức trước hết thể hiện ở việc lựa chọn mô hình tổ
chức phù hợp với mục đích và chức năng chính của tổ chức ,có khả năng
thực hiện lâu dài . tiếp đó là sự thận trọng trong quyết định điều chỉnh,điều
chỉnh phải có căn cứ thực tế và điều kiện thật sự chín muồi và khi tiến hành
điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo mọi mặt và triển khai nhanh gọn , dứt
điển tránh kéo dài thời kỳ chuyển tiếp và đúng thời điểm.
- Tính hiệu quả cao(tính kinh tế).
Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt đông với chi phí ít nhất,có hiệu quả nhất.
Tiêu chuẩn xem xét hiệu qủa là mối tương quan giữa chi phí cho xây
dựng cơ cấu tổ chức quản lý và kết quả thu được do hoạt động của nó.
1.2.3. Những nguyên tắccủa hoạt động tổ chức .
Những nguyên tắc tổ chức đảm bảo quá trình tổ chức có kết quả :
- Nguyên tắc hoạt động xác định theo chức năng
- Nguyên tắc hoạt động giao quyền theo kết quả mong muôn
- Nguyên tắc hoạt động bậc thang
- Nguyên tắc hoạt đông thống nhất mệnh lệnh
- Nguyên tắc hoạt động quyền hạn theo cấp bậc
- Nguyên tắc hoạt động tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
- Nguyên tắc hoạt động về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
- Nguyên tắc hoạt động quản lý sự thay đổi
-Nguyên tắc hoạt động cân bằng
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của một cơ cấu tổ chức quản lý.
Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng khác nhau ,nhưng tóm lại có các nhân
tố chính sau :
- Chiến lược .
Nó sẽ quyết định đến hoạt động của cơ cấu tổ chức và cơ cấu tổ chức
là công cụ để thực hiện chiến lược .chiến lược và cơ cấu tổ chức có mối quan
hệ khăng khít, mật thiết không thể tách rời nhau.là công cụ để thực hiện các
mục tiêu của chiến lược nên cơ cấu tổ chức phải thích nghi với các thay đổi
của những mục tiêu chiến lược.một khi cơ cấu tổ chức đang hoạt động không
mang lại hiệu quả cho tổ chức thì đó là cơ sở để thay đổi cơ cấu tổ chức .
Quá trình thay đổi cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu chiến lược
và phải theo từng bược cụ thể : đầu tiên phải xác định những mục tiêu chiến
lược mới,từ các mục tiêu chiến luợc mới sẽ xác định những vấn đề phát sinh
mới như có nhiệm vụ và chưc năng mới ,tiếp theo là đề xuất các thay đổi của
cơ cấu tổ chức hay xây dựng cơ cấu tổ chức mới và tiến hành đưa vào triển
khai vận hành bộ máy cơ cấu tổ chức đó ,cuối cùng là đánh giá kết quả thu
được.kết quả đó đã đáp ứng được những mục tiêu chưa,nếu đạt được thì việc
thay đổi cơ cấu tổ chức là thành công,còn nếu chưa đạt được thì phải quay lại
quy trình trên.
Ta hãy phân tích ví dụ về một công ty may: chiến lược của công ty này
là mở rộng thị trường ở tất cả các tỉnh thành trong nước .rõ ràng một công ty
may sẽ có các bộ phận cơ bản như: kinh doanh,marketing, tài chính ,nhân
sự,,nghiên cứu và phát triển… vì sao lại có các bộ phận đó .đây là một công
ty không nhỏ ,bộ phận kinh doanh sẽ vạch ra kế hoạch phát triển trên thị
trường nào ? Phòng tài chính là không thể thiếu vì nó hạch toán tài chính cho
công ty. muốn Sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh phải có các chiến
lược marketing hợp lý.do chiến lược là thị trường lớn ở tất cả các tỉnh thành
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
nên bộ phận nghiên cứu và phát triển sẽ tìm hiểu nhu cầu từng nơi cũng như
sự biến đổi về nhu cầu, tìm hiểu bản sắc văn hóa phong cách ăn mặc từng địa
điểm,từ đó có thể đưa ra sản phẩm phù hợp với mỗi thị trường.
Nhưng khi thay đổi chiến lược đó là : công ty sẽ hoạt động luôn khâu
dệt vải và phát triển thị trường thế giới. lúc này rõ ràng một số phòng ban ,bộ
phận khác sẽ xuất hiện như có phòng xuất nhập khẩu ,: xưởng dệt , phòng tư
vấn luật bởi phải nghiên cứu luật tại thị trường nước ngoài …
Xét trên cơ cấu khoa học thì hoạt động cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng bởi
các mục tiêu chiến lược trên phương diện mô hình mà nó sử dụng .ví dụ : một
công ty hoạt động đơn sản phẩm thì thường sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức
theo sản phẩm .còn công ty hoạt động đa dang hóa sản phẩm,ở nhiều địa bàn
phục vụ nhiều đối tượng thì sử dụng kiểu cơ cấu tổ chức kết hợp các mô hình.
- Đối tượng hoạt động quản lý.
Tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống tổ chức
Tính chất, đặc điểm và các mục tiêu của hệ thống tổ chức
- Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức.
Quy mô tổ chức thể hiện ở điểm : địa bàn hoạt động có rộng lớn
không,nhiều ngành nghề ,nhiều sản phẩm không? Nhiều lao động không?
Quy mô tổ chức lớn đồng nghĩa với việc phát sinh nhiều bộ phận nhiều
chức năng nhiều nhiệm vụ hơn từ đó cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp hơn.
Mức độ phức tạp trong hoạt động tổ chức cũng ảnh hưởng lớn tới cơ
cấu tổ chức.tổ chức có quy mô lớn thực hiện những hoạt động phức tạp
thường có mức độ chuyên môn hóa tiêu chuẩn hóa hình thức hóa cao hơn
nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức có quy mô nhỏ hơn , thực hiện các hoạt
động không quá phức tạp.
Ví dụ: phòng tài chính của công ty cổ phần thường làm nhiệm vụ kiểm
soát thu chi tài chính toàn công ty.nhưng khi công ty mở rộng quy mô vốn ,
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
công ty thu hút vốn có thể vay vốn từ ngân hàng hay phát hành cổ phiếu trên
thị trường chứng khoán ,lúc này hoạt động của phòng tài chính là phức tạp đòi
hỏi chia ra các phòng ban nhỏ hơn.từ đó cơ cấu tổ chức sẽ khác đi.
- Công nghệ .
Các tổ chức sử dụng công nghệ cũng như chiến lược công nghệ khác
nhau dễn đến tính chất hoạt động sẽ khác nhau và vì thế cơ cấu sẽ khác
nhau .các tổ chức thực hiện chiến lược đi đầu về công nghệ thường là những
tổ chức luôn đi đầu trong ngành đó . các tổ chưc này sẽ đầu tư mạnh cho
nghiên cưu và phát triển để không ngừng nâng cấp công nghệ để luôn đi đầu
về công nghệ .rõ ràng những tổ chức này sẽ có những hoạt động riêng biệt và
phức tạp hơn các tổ chức khác từ đó có các bộ phận khác hơn so với tổ chức
khác .
Với các tổ chức theo duổi chiến lược ,theo đuổi công nghệ thì họ quan
sát những tổ chức đi đầu rồi họ đi tiếp theo .những tổ chức này phải có các bộ
phận chuyên môn nghiên cứu và ứng dụng có khả năng nhanh chóng thích
ứng và tiếp cận với những công nghệ hiện đại và tiên tiến nhất.
Với các tổ chức theo duổi chiến lược khai thác công nghệ thì họ chỉ
cần năng lực tiếp thu những công nghệ đã được tiêu chuẩn hóa trên thế giới
và thay đổi cho phù hợp với họ .những công nghệ này đã được sử dụng rộng
rãi trên thế giới,cơ cấu tổ chức sẽ không phức tạp hơn so với những tổ chức
trên.
Một số tổ chức do chưa có điều kiện tiếp cận thị trường với công nghệ
cao cấp họ theo đuổi chiến lược mở rộng công nghệ .đơn giản là họ mua
những công nghệ lạc hậu về sản xuất phục vụ thị trường cấp thấp.
- Thái độ lãnh đạo cấp cao và năng lực của độ ngũ cán bộ.
Những người lãnh đạo chỉ muốn tự mình làm mọi việc ,các quyền lực
chỉ tập trung vào họ thì họ sẽ sử dụng cơ cấu tổ chức tập quyền ,ít cấp bậc
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368
nhưng ngược lại những người lãnh đạo muốn phân cấp quyền lực ,muốn tạo
ra một hệ thống mở thì họ có thể sử dụng cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến
lược hay ma trận .
Đặc biệt đội ngũ nhân lực có trình độ cao thì cơ cấu tổ chức thường
theo xu hướng mở dễ thích nghi với sự thay đổi … và ngược lại.
- Môi trường.
Các tính chất của môi trường như tính tích cực ,tính phức tạp và mức
độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức .trong những điều kiện môi
trường phong phú về nguồn lực ,đồng nhất, tập trung và ổn định thì tổ chức
thường có cơ cấu cơ học,trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với
những chỉ thị nguyên tắc ,thể lệ quy định cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu
quả .ngược lại những tổ chức muốn thành công trong những điều kiện khan
hiếm nguồn lực,đa dạng phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây
dựng cơ cấu tổ chức với mỗi quan hệ hữu cơ,trong đó việc ra quyết định
mang tính phi tập trung với các thể lệ quy định mềm mỏng,các bộ phận liên
kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng.
Trên đây chỉ là một số những vấn đề cơ bản ảnh hưởng đến cơ cấu tổ
chức quản lý tổ chức ,trong thực tế tổ chức xây dựng cơ cấu tổ chức thì phải
phân tích nghiên cứu kỹ các yếu tố trên đồng thời cũng cần phải phân tích các
yếu tố phụ khác cũng sẽ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của tổ chức.
1.2.5. thiết kế hoạt động của cơ cấu tổ chức.
Quá trình hình thành một cơ cấu mới hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu
đang tồn tại đều bao gồm cac bước sau:
- Bước 1: Nghiên cứu, dự báo những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động
của cơ cấu tổ chức và xác định mô hình hoạt động của cơ cấu tổ chức tổng
quát.
Lương Thanh Tuấn Lớp: Quản lý kinh tế 46B
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét