Hoàn thiện công tác kế hoạch tại Cty cổ phần công trình đường sắt

Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 5
1.2.Chức năng của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp với tư cách là công cụ quản lý theo mục tiêu vì vậu
nó có vai trò quan trọng trong công tác quản lý vi mô trong doanh nghiệp, nó được thể hiện
qua các chức năng sau đây.
 Chức năng ra quyết định. Kế hoạch hóa cho phép ta xây dựng quy trình ra quyết định
và phối hợp các quyết định. Vì trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận, đơn vị chức năng
khác nhau và mỗi bộ phận đơn vị chức năng này có những vai trò khác nhau trong
doanh nghiệp. Nên nhiều khi các bộ phận này có thể không thống nhất với nhau trong
quá trình quyết định các hoạt động của doanh nghiệp vì vậy kế hoạch hóa sẽ giúp cho
quá trình ra quyết định của các bộ phận sẽ theo một quy trình thống nhất để tránh tình
trạng xung đột giữa các đơn vị bộ phận. Nhưng khi đã ra được quyết định rồi thì việc
phối hợp các quyết định đó lại với nhau cũng không phải đơn giản vì vẫn có sự khác
biệt giữa các quyết đinh của các bộ phận chức năng cho nên nó cần có công tác kế
hoạch hóa để phối hợp các quyết định đó sao cho các hoạt động của doanh nghiệp được
vận hành suôn sẻ. Đây có thể là một trong những điểm mạnh của hệ thống kế hoạch hóa
trong doanh nghiệp.
 Chức năng quyền lực, khi một bản kế hoạch được xây dựng hoàn chỉnh phù hợp với
những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thì bản kế hoạch đó như là một
bản tuyên bố của ban lãnh đạo doanh nghiệp tới các bộ phận và các nhân viên trong
doanh nghiệp về chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó sẽ ghi
rõ những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong thời gian tới. Với những mục
tiêu nhiệm vụ được đặt ra trong bản kế hoach thì ban lãnh đạo doanh nghiệp đã khẳng
định quyền lực lãnh đạo của họ trong doanh nghiệp cũng như với các nhân viên. Nhờ có
kế hoạch mà các hoạt động trong doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý
và từ đó sẽ giúp cho mọi người đều có thể tham gia đóng góp ý kiến vào bản kế hoạch.
 Chức năng giao tiếp, kế hoạch hóa trong doanh nghiệp có chức năng giao tiếp vì nó tạo
điều kiện cho các nhà lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp có thể giao tiếp được với
nhau, nó cho phép lãnh đạo các bộ phận có thể phối hợp trao đổi xử lý các thông tin và
những vấn đề trong doanh nghiệp. Khi có một quy trình kế hoạch thống nhất nó sẽ góp
phần cung cấp trao đổi thông tin giữa các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp với
nhau, từ đó các lãnh đạo của các bộ phận khác nhau có thể nắm bắt được những thông
tin và các hoạt động của các bộ phận khác để từ đó mà có được những phương án hoạt
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 6
động cho bộ phận mình sao cho phù hợp với các phòng ban bộ phận khác để đảm bảo
cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra.
Bản kế hoạch với tư cách là một tài liệu chứa đựng các chiến lược phát triển của
doanh nghiệp trong tương lai, trong đó còn chứa đựng các kế hoạch hành động của các bộ
phận chức năng trong doanh nghiệp như kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch Marketing,
kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiên cứu triển khai Cũng như kế hoạch
tổng thể của doanh nghiệp. Vì vậy kế hoạch sẽ đóng vai trò như một kênh thông tin từ ban
lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng cũng như tới từng nhân viên trong doanh nghiệp
để huy động nguồn lực giúp thực hiện các mục tiêu đề ra đồng thời phản hồi những thông
tin từ dưới lên tới ban lãnh đạo về quá trình thực hiện kế hoạch, từ thông tin phản hồi đó
mà ban lãnh đạo có thể kiểm tra đánh giá được công tác tổ chức thực hiện nếu thấy những
sai lệch sẽ có phương án điều chỉnh. Kế hoạch không chỉ đóng vai trò là kênh thông tin
dọc mà nó còn có chức năng là kênh thông tin ngang giữa các phòng ban chức năng. Vì
các kế hoạch chức năng có mối quan hệ với nhau rất mật thiết nên việc trao đổi thông tin
với nhau giữa các phòng ban là rất quan trọng, nó sẽ giúp cho các bộ phận nắm được tiến
độ của các bộ phận khác từ đó có những điều chỉnh để kế hoạch bộ phận cũng như kế
hoạch tổng thể đi đúng tiến độ.
1.3. Nguyên tắc kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
Khi chúng ta làm một việc gì thì thông thường đều có những nguyên tắc nhất định. Vì
vậy trong công tác kế hoạch hóa cũng không thể không có những nguyên tắc trong xây
dựng kế hoạch. Nhờ có những nguyên tắc này sẽ giúp cho bản kế hoạch được xây dựng
một cách hợp lý, sát với thực tế hơn và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Kế hoạch hóa
trong doanh nghiệp được tuân theo những nguyên tắc sau đây.
Nguyên tắc thống nhất, do doanh nghiệp được cấu thành từ nhiều bộ phận khác nhau,
mỗi bộ phận có hoạt động chức năng riêng lẻ khác nhau. Cho nên trong công tác quản lý
doanh nghiệp cần có sự thống nhất để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được thống
nhất. Trong doanh nghiệp có các mối quan hệ dọc và mối quan hệ ngang. Mối quan hệ dọc
thể hiện quan hệ từ trên xuống giữa ban lãnh đạo doanh nghiệp và các phòng ban chức
năng cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp và mối quan hệ này cũng thể hiện quan hệ
quyền lực lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp với các nhân viên. Còn mối quan hệ ngang
là mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau, nó thể hiện quan hệ tác nghiệp trao
đổi thông tin với nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Nhờ có mối quan hệ này mà
các bộ phận trong doanh nghiệp có thể nắm bắt hoạt động của nhau từ đó có thể giúp đỡ lẫn
nhau trong quá trình thực hiện. Trong doanh nghiệp có nhiều đơn vị chức năng với các kế
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 7
hoạch của riêng mình để thực hiện chức năng của mình. Cho nên có sự phân định rất rõ
ràng giữa về chức năng giữa các bộ phận. Nhưng khi các bộ phận tiến hành xây dựng kế
hoạch cho bộ phận mình đều phải căn cứ vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp nhằm
thực hiện những mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp vì vậy kế hoach tổng thể của doanh
nghiệp không thể chỉ là sự lắp ghép đơn thuần của các bộ phận mà nó còn phải là một hệ
thống các kế hoạch có liên quan chặt chẽ với nhau thể hiện sự thống nhất từ trên xuống và
giữa các kế hoạch bộ phận.
Nguyên tắc tham gia, nguyên tắc này có mối quan hệ với nguyên tắc thống nhất,
theo đó thì nguyên tắc này cho phép mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể tham gia
đóng góp ý kiến vào quá trình xây dựng kế hoạch. Nhờ có sự tham gia này mà bản kế
hoạch sẽ thể hiện đầy đủ ý chí của mọi thành viên trong doanh nghiệp chứ không của riêng
ban lãnh đạo. Nó thể hiện sự thống nhất giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Nếu
nguyên tắc này được thực hiện một cách đầy đủ thì nó sẽ đem lại những lợi ích sau. Thứ
nhất các thành viên trong doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin cho nhau nhờ đó mà họ sẽ
có được những hiểu biết sâu sắc hơn về doanh nghiệp cũng như các hoạt động của các bộ
phận trong doanh nghiệp. Nhờ đó mà bản kế hoạch sẽ nhận được đầy đủ thông tin từ mọi
phía phản ánh chính xác tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhờ có sự tham
gia của các thành viên trong doanh nghiệp mà bản kế hoạch sẽ không còn là của riêng ban
lãnh đạo doanh nghiệp nữa mà nó sẽ là sản phẩm của tất cả mọi thành viên trong doanh
nghiệp. Khi đây đã là sản phẩm của toàn thể doanh nghiệp thì các thành viên sẽ cảm thấy
mình có trách nhiệm với bản kế hoạch và cố gắng thực hiện một cách tốt nhất bổn phận
trách nhiệm của mình trong bản kế hoạch, từ đó sẽ giúp bản kế hoạch được thực hiện có
hiệu quả hơn. Cho phép mọi người tham gia vào công tác kế hoạch hóa sẽ giúp cho mọi
người phát huy được tính chủ động sáng tạo của họ, tạo cho họ có động lực để lao động có
hiệu quả hơn. Để có thể thu hút được mọi người cùng tham gia xây dựng và thực hiện kế
hoạch của doanh nghiệp thì ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần có những chính sách mô
hình khuyến khích mọi người tham gia, làm cho họ cảm thấy khi tham gia vào công tác kế
hoạch hóa họ có được lợi ích trong đó.
Nguyên tắc linh hoạt, do các doanh nghiệp hoạt đông trong nền kinh tế thị trường,
với rất nhiều biến động diễn ra từng ngày từng giờ. Cho nên công tác kế hoạch hóa không
thể cứng nhắc mà đòi hỏi phải luôn linh hoạt chủ động để có thể đối phó được với những
thay đổi bất ngờ của thị trường. Kế hoạch được xây dựng càng linh hoạt mềm dẻo thí sẽ
càng giảm thiểu được những rủi ro do thay đổi của thị trường gây ra. Nguyên tắc linh hoạt
được thể hiện thông qua các yếu tố sau. Kế hoạch được xây dựng phải có nhiều phương án,
mỗi phương án là một kịch bản mô phỏng tương ứng với từng điều kiện thị trường và cách
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 8
huy động nguồn lực cụ thể. Trong xây dựng kế hoạch thì thì chúng ta không chỉ xây dựng
kế hoạch chính mà còn phải xây dựng những kế hoạch phụ, kế hoạch dự phòng và kế hoạch
bổ sung, để trong những tình huống bất khả kháng chúng ta có thể thay đổi kế hoạch hành
động. Các kế hoạch cần phải được xem xét một cách thường xuyên liên tục. Do trong các
kế hoạch đều đặt ra các mục tiêu cho tưong lai mà tương lại là một thứ xa vời khó nắm bắt
vì vây người lãnh đạo doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra để phát hiện
những thay đổi trong quá trình thực hiện, tìm ra những nguyên nhân của những phát sinh
đó để từ đó có những điều chỉnh và bước đi phù hợp để giải quyết những vấn đề phát sinh
đảm bảo cho kế hoạch đi đúng hướng. Nhờ có tính linh hoạt trong xây dựng và thực hiện
kế hoạch mà các nhà xây dựng và thực hiện kế hoạch không cảm thấy kế hoạch là sự cứng
nhắc mang tính rằng buộc và bị kế hoạch chi phối mà trái lại họ cảm thấy họ là người chủ
động trong công tác xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch, họ thấy mình là chủ thể kế
hoạch chi phối kế hoạch chứ không phải bị kế hoạch chi phối.
1.4. Phân loại kế hoạch trong doanh nghiệp.
Trên những góc độ khác nhau thì hệ thống kế hoạch hóa của doanh nghiệp được chia
thành những bộ phận khác nhau.
1.4.1.Theo góc độ thời gian.
Theo góc độ thời gian là sự phân đoạn kế hoạch theo thời gian. Theo đó thì có các loại
kế hoạch sau. Kế hoạch dài hạn, nó là kế hoạch bao trùm lên một khoảng thời gian dài
thường là 10 năm. Trong bản kế hoạch này thường nêu lên những mục tiêu dài hạn của
doanh nghiệp, những định hướng của doanh nghiệp trong thời gian dài. Kế hoạch trung
hạn, nó là sự cụ thể hóa của kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn thường kéo dài khoảng từ
ba đến năm năm. Kế hoạch ngắn hạn thường là kế hoạch hàng năm và kế hoạch tiến độ.
Nó thường bao gồm các phương án sử dụng các nguồn lực một cách cụ thể để đạt được
mục tiêu trong kế hoạch dài hạn và trung hạn.
Các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau,
không được loại bỏ lẫn nhau. Cần coi trọng vấn đề giải quyết mối quan hệ giữa kế hoạch
ngắn hạn và kế hoạch dài hạn, giữa lợi ích cục bộ trước mắt và lợi ích lâu dài vì nhiều khi
quyết định trong ngắn hạn với lợi ích cục bộ trước mắt nếu không được xem xét tới các lợi
ích lâu dài trong kế hoạch dài hạn sẽ dẫn tới làm thất bại mục tiêu lâu dài của doanh
nghiệp.
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 9
1.4.2. Theo góc độ nội dung, tính chất hay cấp độ kế hoạch.
Theo góc độ nội dung, tính chất của kế hoạch có thể chia kế hoạch trong doanh nghiệp
thành các kế hoạch sau.
Kế hoạch chiến lược, nó thường được áp dụng với những doanh nghiệp lớn với quy mô
sản xuất lớn và nhiều lao động. Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì nó làm cho công tác
quản lý doanh nghiệp trở lên càng phức tạp và khó khăn, đồng thời do tính chất cạnh tranh
của thị trường ngày càng trở lên khốc liệt, với sự thay đổi của khoa học công nghệ ngày
càng nhanh khiến cho doanh nghiệp rất khó trong việc xác định những mục tiêu trong
tương lai.
Kế hoạch chiến thuật (kế hoạch tác nghiệp) là công cụ để chuyển các định hướng, mục
tiêu của chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Việc chia nhỏ ra thành các chương trình sẽ giúp cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực
hiện dễ dàng hơn với sự phối hợp của các bộ phận chức năng.
2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng giúp cho doanh nghiệp hoạt
động một cách tuần tự hợp lý và chặt chẽ. Nhưng trong những cơ chế kinh tế khác nhau thì
nó thể hiện những vai trò khác nhau.
2.1. Vai trò trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung.
Các chỉ tiêu kế hoạch trong doanh nghiệp cũng chính là các chỉ tiêu pháp lệnh toàn diện,
các kế hoạch tiến độ, kế hoạch điều độ sản xuất đều do cơ quan trung ương quyết định và
chi phối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Vai trò lớn nhất của kế hoạch hóa trong thời
kì này là tạo ra tiết kiệm và tích lũy lớn, thực hiện các cân đối trong nền kinh tế nhờ đó tạo
ra tăng trưởng nhanh. Hướng các nguồn lực vào những mục tiêu ưu tiên. Nhưng bên cạnh
vai trò đó thì nó có những hạn chế sau. Hạn chế tính năng động, sáng tạo trong sản xuất,
không gắn trách nhiệm sản xuất với người lao động vì vậy mà hiệu quả sản xuất thấp. Do
kế hoạch mang tính mệnh lệnh, triệt tiêu các qui luật kinh tế và cạnh tranh trong thị trường
nên nền kinh tế không có động lực phát triển, các doanh nghiệp không có khả năng cạnh
tranh. Do thiếu tính sáng tạo trong sản xuất nên nó hạn chế sự tiến bộ của khoa học công
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 10
nghệ. Việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ mới vào sản xuất không được tiến
hành. Cũng do không áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất nên công nghệ sản xuất trở
lên lạc hậu dẫn đến năng suất thấp hiệu quả kinh tế không cao.
2.2. Vai trò trong nền kinh tế thị trường.
Nền kinh tế thị trường với những biến đổi không ngừng diễn ra một cách liên tục
mạnh mẽ, trong đó môi trường cạnh tranh rất gay gắt, với sự tiến bộ của khoa học công
nghệ làm cho công nghệ sản xuất trở lên nhanh chóng bị lạc hậu. Từ đó nó làm cho công
tác quản lý doanh nghiệp trở lên khó khăn phức tạp, các doanh nghiệp luôn phải đương đầu
với những rủi ro của thị trường do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược và kế hoạch
để xác định những định hướng và mục tiêu cho tương lai. Do đó trong doanh nghiệp không
thể thiếu được công tác kế hoạch hóa, nó có những vai trò sau. Hướng sự chú ý của các
hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu, tổ chức triển khai các hoạt động để thực
hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Do doanh nghiệp hoạt động trong một thị trường
rất linh hoạt, luôn biến đổi vì vậy mà doanh nghiệp cần có kế hoạch để có thể dự báo được
những cơ hội hay thách thức mà thị trường đem lại để từ đó xác định xem doanh nghiệp
nên sản xuất cái gì, sản xuất bao nhiêu, sản xuất như thế nào, sản xuất cho ai và khi nào thì
sản xuất. Mặc dù thị trường luôn biến đổi khó nắm bắt và dự báo. Những thay đổi bất ngờ
của thị trường có thể làm phá sản những kế hoạch được chuẩn bị công phu chu đáo nhưng
điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp không xây dựng kế hoạch mà trái lại doanh nghiệp
luôn phải xây dựng kế hoạch cho mình vì nếu không xây dựng kế hoạch thì có nghĩa là
doanh nghiệp đang để cho mình bị thả nổi và bị thị trường chi phối điều đó sẽ làm cho
doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro không tự chủ được trong các hoạt động mà luôn phải bị động
với những biến đổi của thị trường. Công tác kế hoạch hóa là việc ứng phó với những thay
đổi của thị trường. Vì lập kế hoạch chính là công việc dự báo thị trường trong tương lai mà
thị trường trong tương lai thường không chắc chắn, khó nắm bắt, tương lai càng xa thì kết
quả dự đoán càng kém tin cậy. Cho dù ta có thể nắm bắt được tương lai với sự tin cậy cao
thì ta vẫn không thể thiếu được công tác kế hoạch để tìm ra những cách tốt nhất để đạt
được mục tiêu, tiến hành phân công bố trí phối hợp giữa các bộ phận để cùng ứng phó với
những thách thức từ phía thị trường. Do thị trường luôn biến đổi cho nên trong quá trình
thực hiện kế hoạch không thể thiếu được khâu kiểm tra giám sát đánh giá để phát hiện ra
những phát sinh bất ngờ tìm ra nguyên nhân của những phát sinh đó và có những phương
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 11
án ứng phó. Kế hoạch hóa với khả năng tác nghiệp trong doanh nghiệp. Kế hoạch doanh
nghiệp đặt ra mục tiêu tối thiểu hóa chi phí và hoạt động có hiệu quả và phù hợp nhất. Kế
hoạch hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những hoạt động nhỏ lẻ manh mún, các bộ
phận trong doanh nghiệp ngoài việc thực hiện chức năng của mình ra còn phải quan tâm
đến mục tiêu chung của doanh nghiệp đảm bảo mục tiêu chung được thực hiện theo đúng
kế hoạch. Muốn vậy thì giữa các kế hoạch bộ phận phải có sự tương tác với nhau, hỗ trợ
cho nhau cùng thực hiện để từ đó đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện
suôn sẻ. Với sự phân công lao động trong sản xuất ngày càng trở lên chi tiết thì nếu không
có một cơ chế phối hợp giữa các bộ phận sẽ dẫn đến tình trạng không thống nhất trong sản
xuất, làm chậm tiến độ sản xuất gây lãng phí nguồn lực trong sản xuất.
3. Quy trình và các bước lập kế hoạch trong doanh nghiệp
3.1. Quy trình lập kế hoạch trong doanh nghiệp.
Quy trình lập kế hoạch trong doanh nghiệp bao gồm các bước tuần tự, nối tiếp nhau
để xác định các mục tiêu trong tương lai, dự kiến các nguồn lực, phương tiện cần thiết và
cách thức triển khai các hoạt động để đạt được mục tiêu. Một trong những quy trình được
áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp tại những nước có nền kinh tế thị trường phát triển
là quy trình có tên là PDCA, theo đó thì quy trình soạn lập kế hoạch được chia thành bốn
bước.
Bước một là soạn lập kế hoạch đây là bước đầu tiên và cũng là bước rất quan trọng.
Trong bước này chúng ta phải tiến hành nghiên cứu điều tra thị trường, đánh giá nhu cầu
thị trường trong tương lai, phân tích điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để xác
định những điểm mạnh, điểm yếu cơ hội và thách thức để từ đó xác định các mục tiêu
chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp, xác định các nhiệm vụ cần đạt được và cũng từ đó
xác định ngân sách cùng với những giải pháp, phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu
đề ra.
Bước hai tổ chức thực hiện kế hoạch. Đây là một bước rất quan trọng trong quy
trình kế hoạch hóa của doanh nghiệp, nó là sự cụ thể hóa các mục tiêu từ ý tưởng, lý thuyết
trên giấy tờ thành những hành động cụ thể của doanh nghiệp và những kết quả đạt được
trong thực tế. Trong bước này doanh nghiệp phải xác định cho mình cách thức huy động
các nguồn lực như thế nào, sử dụng các nguồn lực đó sao cho có thiệu quả cao nhất. Nó
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 12
cũng là sự triển khai các biện pháp, phương tiện và các chính sách hợp lý để thực hiện các
mục tiêu đề ra. Trong khâu này còn thể hiện sự phối hợp hành động giữa các bộ phận khác
nhau trong doanh nghiệp.
Bước ba tổ chức công tác kiểm tra, theo dõi và giám sát. Trong bước này ta tiến
hành nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi quá trình triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm phát
hiện ra những thay đổi bất ngờ đến từ thị trường hay bên trong doanh nghiệp, tìm ra nguyên
nhân của những phát sinh đó, xem nguyên nhân này đến từ đâu, đến từ phía các nhà lãnh
đạo, quản lý hay là những phát sinh đột xuất trong quá trình triển khai kế hoạch.
Bước bốn điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Từ những phân tích của bước ba về các
hiện tượng phát sinh không phù hợp với những mục tiêu của doanh nghiệp trong quá trình
thực hiện kế hoạch để từ đó có các quyết định bước đi phù hợp để điều chỉnh kế hoạch. Các
điều chỉnh này có thể là: Thay đổi nội dung hình thức tổ chức, Thay đổi một số mục tiêu bộ
phận trong hệ thống mục tiêu ban đầu, Quyết định chuyển hướng sản xuất kinh doanh trong
những điều kiện bất khả kháng, những hướng chuyển đổi này thường được nằm trong
những phương án mà doanh nghiệp đã xác định trong khâu soạn lập kế hoạch.
Qui trình kế hoạch là một quá trình yêu cầu có sự linh hoạt mềm dẻo cao, nó không
thể là sự tuần tự từng bước mà phải là sự đan xen, hỗ trợ lẫn nhau giữa các bước.
3.2. Các bước soạn lập kế hoạch.
Soạn lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quy trình kế hoạch hóa, và cũng là bước quan
trọng nhất. Soạn lập kế hoạch yêu cầu phải có những hiểu biết sâu rộng về thị trường cũng
như tình hình của doanh nghiệp. Những mục tiêu được đặt ra trong bản kế hoạch phải được
dựa trên những căn cứ thực tế xác đáng, những đánh giá và phân tích sâu sắc. Vì vậy việc
soạn lập kế hoạch phải dược tuân theo các bước cụ thể sau đây.
Bước một phân tích môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để từ đó xác định
những cơ hội và thách thức. Việc phân tích môi trường này là rất quan trọng vì việc phân
tích môi trường bên trong doanh nghiệp sẽ cho chúng ta cái nhìn rõ hơn về khả năng của
doanh nghiệp( chúng ta đang đứng ở đâu) và khi đã hiểu rõ được thực lực của doanh
nghiệp rồi thì từ đó có cơ sở xác định cho mình những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt
tới trong tương lai (chúng ta muốn đi đến đâu). Bên cạnh đó phân tích môi trường bên
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 13
ngoài doanh nghiệp sẽ cho ta thấy được những cơ hội, thách thức mà doanh nghiệp sẽ có
hay phải đương đầu trong tương lai để từ đó có những điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp
tránh được những rủi ro không đáng có.
Bước hai thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và cho các đơn vị cấp
dưới. Sau khi đã có những phân tích sâu sắc, toàn diện về những điểm mạnh, điểm yếu của
doanh nghiệp và những cơ hội thách thức mà thị trường đem lại thì chúng ta sẽ xây dựng
được cho mình những nhiệm vụ, mục tiêu chung cho toàn doanh nghiệp, từ đó phân cấp các
nhiệm vụ, mục tiêu xuống các đơn vị cấp dưới. Các mục tiêu này sẽ xác định kết quả cần
đạt được và những việc cần phải làm, những việc cần ưu tiên, nó được thể hiện bằng một
hệ thống các chiến lược, các chính sách, các thủ tục các quỹ và các chương trình
Bước ba lập kế hoạch chiến lược. Sau khi đã có được các mục tiêu và phân tích môi
trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp sẽ điều chỉnh các
nhiệm vụ, mục tiêu để từ đó bằng những phương pháp phân tích chiến lược và đưa ra các
phương án kế hoạch. Lập kế hoạch chiến lược ở đây chính là việc vẽ ra một hình ảnh của
doanh nghiệp trong tương lai mà doanh nghiệp mong muốn có được và những khả năng
khai thác nguồn lực để đạt được mục tiêu để ra. Kế hoạch chiến lược chính là việc xác
định những mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp, nó tuân theo các bước sau đây.
Xác định các phương án kế hoạch chiến lược, từ việc phân tích đưa ra các phương án
kế hoạch khác nhau để có thể đánh giá và lựa chọn những phương án nào là hợp lý nhất,
khả thi nhất sau đó tìm ra phương án triển vọng nhất là phương án khả chính.
Đánh giá các phương án lựa chọn. Sau khi đã tìm được những phương án khả thi nhất
thì cẩn phải tiến hành đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của từng phương án trên cơ
sở định lượng các mục tiêu đề ra như lợi nhuận thu được, số vốn bỏ ra hay thời gian thu hồi
vốn…
Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược. Đây là khâu quyết định cho việc ra đời
bản kế hoạch chiến lược. Việc lựa chọn phương án nào làm phương án cho bản kế hoạch
chiến lược phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó quan trọng nhất là yếu tố ưu tiên của doanh
nghiệp trong giai đoạn tới là gì. Việc lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược cũng
cần phải có những phương án khác dự phòng cho phương án chính nhằm tránh những rỉu ro
bất ngờ trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ
Chuyên th c t pđề ự ậ Trang 14
Bước bốn xác định các chương trình dự án. Các chương trình dự án chính là các phân
hệ của kế hoạch chiến lược. Các chương trình thường là các khâu, các mặt quan trọng trong
doanh nghiệp như chương trình hoàn thiện công nghệ… Còn các dự án lại quan tâm đến
một mặt hoạt động cụ thể như dựa án điều tra thăm dò thị trường… Các chương trình
thương có mối quan hệ với nhau, các chương trình phụ thuộc lẫn nhau trong quá trình thực
hiện. Dù là chương trình ở cấp độ lớn hay nhỏ thì nó thường bao gồm các nội dung sau:
Xác định các mục tiêu, nhiệm vụ các bước tiến hành các nguồn lực cần sử dụng và cac
yếu tố cần thiết để tiến hành chương trình. Còn các dự án thì được xác định chi tiết hơn nó
bao gồm có các thông số về kỹ thuật, về tài chính tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử
dụng nguồn lực.
Bước năm soạn lập hệ thống các kế hoạch chức năng (kế hoạch tác nghiệp) và ngân
sách. Sau khi ta đã có được kế hoạch chung cho toàn bộ doanh nghiệp với những mục tiêu
và nhiệm vụ cụ thể cho toàn doanh nghiệp rồi thì để có thể thực hiện kế hoạch chung đó
chúng ta cần phải xây dựng một hệ thống các kế hoạch chức năng cho từng bộ phận. Do
trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận chức năng khác nhau vi vây ta phải xây dựng kế
hoạch cho từng bộ phận, cụ thể hóa kế hoạch chiến lược thành các kế hoạch bộ phận sẽ
giúp cho chúng ta dễ dàng điều hành thực hiện kế hoạch chiến lược. Hệ thống các kế hoạch
tác nghiệp bao gồm: Kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế
hoạch nghiên cứu và triển khai, kế hoạch Marketing…
Sau khi đã có được các kế hoạch tác nghiệp rồi thì phải lượng hóa chúng thành tiền tệ
như các sự toán về mua sắm các yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng, nhu cầu vốn… đó được
gọi là soạn lập ngân sách. Đây là một khâu rất quan trọng vì chỉ có lập được ngân sách hợp
lý và chính xác thì chúng ta mới có thể huy động nguồn lực hiệu quả tránh lãng phí. Ngân
sách chung của doanh nghiệp thể hiện toàn bộ doanh thu chi phí, lợi nhuận. Bên cạnh việc
lập ngân sách chung cho toàn doanh nghiệp thì các bộ phận chức năng cũng cần phải lập
ngân sách cho riêng bộ phận mình để đảm bảo tính chủ động cho từng bộ phận trong việc
huy động nguồn lực.
Việc lập ngân sách và các kế hoạch chức năng có mối quan hệ với nhau rất mật thiết, và
cần có sự thống nhất trong quá trình xây dựng nhằm đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả giữa
các chức năng trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì việc nắm bắt
được nhu cầu của thị trường sẽ là yếu tố quyết định đến việc thành lập kế hoacnh chiến
Sinh viên: oàn V n TiĐ ă ến L p: K ho ch 48A ớ ế ạ

Xem chi tiết: Hoàn thiện công tác kế hoạch tại Cty cổ phần công trình đường sắt