Nh vậy, NVL có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh
nghiệp.
3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL
Việc tổ chức hạch toán NVL một cách khoa học hợp lí có ý nghĩa thiết
thực và hiệu quả trong quản lí, kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, thúc đẩy
việc cung cấp kịp thời, đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp theo từng đối tợng sử dụng, ngăn ngừa các hiện tợng h hỏng
mất mát, lãng phí và có thể tránh đợc tình trạng ứ đọng hay khan hiếm vật t
ảnh hởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, hạch toán NVL là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp
nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán NVL có chính
xác, hợp lí, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm đợc chính xác tình hình thu
mua, dự trữ xuất dùng, thực hiện kế hoạch nhập- xuất- tồn kho, giá cả thu mua
và tổng giá trị từ đó đề ra biện pháp quản lí thích hợp.
Để thực hiện chức năng giám đốc và là công cụ quản lí kinh tế, xuất
phát từ vị trí yêu cầu quản lí: Vị trí của kế toán trong quản lí kinh tế, quản lí
doanh nghiệp, Nhà nớc đã xác định nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong
các doanh nghiệp sản xuất nh sau:
- Tổ chức phân loại NVL theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp, sắp
xếp và tạo thành danh mục NVL đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế
toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,
tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
II- Phân loại và đánh giá
1- Phân loại vật liệu
5
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều thứ, loại
khác nhau với nội dung kinh tế, công cụ và tính năng lí hoá khác nhau. Để có
thể quản lí một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng loại vật liệu
phục vụ cho kế toán quản trị và cần thiết phải phân loại vật liệu.
* Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản
xuất kinh doanh, yêu cầu quản lí của doanh nghiệp vật liệu đợc chia thành các
loại sau:
Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau quá trình chế biến sẽ là cơ
sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm.
Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình
dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động
hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức.
Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình
sản xuất kinh doanh nh: than, củi, xăng, dầu
Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho máy móc thiết bị.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị
mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
Phế liệu: là các vật liệu thu trong quá trình sản xuất hay thanh lí tài sản,
có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể
trên.
* Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu, chia thành:
- Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
- Vật liệu dùng cho nhu cầu quản lí.
* Căn cứ vào nguồn hình thành, vật liệu đợc chia thành:
- Vật liệu tự sản xuất, gia công, chế biến
- Vật liệu mua ngoài
- Vật liệu do nhận vốn góp.
6
2- Đánh giá nguyên vật liệu
Tính giá NVL là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL. Đây là một công
việc rất quan trọng trong tổ chức hạch toán kế toán vật liệu giúp cho việc tập
hợp phản ánh đầy đủ chính xác giá trị vật liệu thu mua và xuất kho, từ đó xác
định đợc giá trị tồn kho vật liệu giúp cho công tác kiểm tra việc sử dụng, chấp
hành định mức dự trữ.
Nguyên tắc: vật liệu đợc đánh giá theo giá thực tế.
Ngoài việc đánh giá thực tế, các doanh nghiệp còn sử dụng giá hạch
toán.
2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
Giá thực tế của NVL nhập kho:
Tuỳ theo doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp hay khấu trừ
mà trong giá thực tế có thể có VAT hoặc không có VAT.
- Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi ttên hoá đơn ngời
bán (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí mua thực tế (-) các
khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.
- Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật
liệu chế biến cùng các chi phí liên quan.
- Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức tham gia đóng góp vốn
liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định (+) chi phí tiếp
nhận (nếu có).
- Với phế liệu: Giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi
tối thiểu.
- Với NVL đợc tặng thởng: Tính theo giá thị trờng tơng đơng (+) chi phí
tiếp nhận (nếu có)
Khi sử dụng giá hạch toán thì trên các phiếu nhập kho, xuất kho và các
sổ sách kế toán về vật liệu đợc phản ánh theo giá hạch toán. Cuối tháng, sau
7
khi xác định đợc mức giá thực tế sẽ tiến hành điều chỉnh giá trị vật liệu, công
cụ từ giá hạch toán sang giá thực tế.
Đối với NVL xuất kho
Phải hạch toán theo giá thực tế. Trên thực tế, giá thực tế của NVL xuất
kho đợc tính theo các phơng pháp sau:
2.1.1. Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền (giá thực tế bình
quân của số tồn đầu kì và nhập trong kì)
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho cũng đợc căn cứ vào
số lợng xuất kho trong kì và đơn giá bình quân để tính nh sau:
2.1.2. Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc. (FIFO)
Theo phơng pháp này, số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số
nhập trớc thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Do
vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau
cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định.
2.1.3 Phơng pháp trực tiếp.
Vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ
lúc nhập vào cho đến lúc xuất hàng. Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực
tế của vật liệu đó. Phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp giá thực tế
đích danh và thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và tính tách biệt.
2.1.4 Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau sẽ đợc xuất trớc tiên,
ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc, thích hợp trong trờng hợp lạm
phát.
2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Toàn bộ vật liệu biến động trong kì đợc tính theo giá hạch toán. Cuối kì
kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công
thức:
8
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng (tồn kho
cuối kì)
= Giá hạch toán vật
liệu xuất dùng
x Hệ số giá vật liệu
Trong đó:
Giá thực tế VL tồn ĐK + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Giá hạch toán VL tồn ĐK + giá hạch toán VL nhập trong kỳ
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu
chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lí.
III/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
1. Chứng từ kế toán
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1144TC/QĐ/CDKT
ngày 01-11-1995 của Bộ trởng Tài chính, các chứng từ vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
- Hoá đơn kiêm cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)
Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh
nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, số thẻ kho, sổ kế toán chi tiết
vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d.
2. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục
đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn cho từng loại cả về số lợng,
chất lợng và chủng loại.
2.1 Phơng pháp thẻ song song
Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị
Trình tự ghi chép:
9
+ ở kho: dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn về mặt số
lợng.
Bớc 1: Căn cứ vào chứng từ (phiếu nhập và phiếu xuất vật liệu) thủ kho
thực hiện việc nhập - xuất vật liệu về hiện vật. Sau đó vào thẻ kho ở cột nhập
và xuất tơng ứng.
Bớc 2: Thủ kho thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên
thẻ kho
Bớc 3: Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn về mặt hiện vật cho từng loại
vật liệu trên thẻ kho
Bớc 4: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thì ngời thủ
kho chuyển chứng từ phiếu nhập - phiếu xuất cho kế toán nguyên vật liệu
thông qua biên bản bàn giao (bản giao nhận chứng từ).
+ ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song
song (sơ đồ 1 phần phụ lục)
Bớc 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho
chuyển đến kế toán vật liệu ghi đơn giá, sau đó tính thành tiền cho từng phiếu
nhập hoặc phiếu xuất.
Bớc 2: Kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán chi tiết vật liệu cho từng
loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị.
Bớc 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị
cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết.
Lập kế hoặch đối chiếu với thủ kho về hiện vật, nếu có chênh lệch phải
tìm nguyên nhân và điều chỉnh. Kế toán vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp
về giá trị, sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn trên cơ sở số liệu của sổ chi
tiết.
Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Nhợc điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Hạn chế
chức năng kiểm tra của kế toán do cuối tháng mới tiến hành kiểm tra, đối
chiếu.
10
Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật
liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập- xuất ít, không thờng xuyên và trình độ
chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nguyên tắc: ghi theo chỉ tiêu số lợng và gía trị
Trình tự ghi chép:
+ ở kho: giống phơng pháp thẻ song song ở trên.
+ ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối
chiếu luân chuyển (sơ đồ 2 phần phụ lục)
Bớc 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đợc chứng từ thủ kho
chuyển đến kế toán vật liệu ghi đơn gía tính thành tiền.
Bớc 2: Kế toán vật liệu phân loại chứng từ phiếu nhập vật liệu và phiếu
xuất vật liệu. Dựa trên cơ sở phiếu nhập vật liệu lập bảng kê nhập vật liệu cả về
hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên cơ sở phiếu xuất vật liệu lập bảng kê xuất vật liệu
cả về hiện vật lẫn giá trị.
Bớc 3: Cuối tháng kế toán vật liệu lấy số liệu trên bảng kê nhập và bảng
kê xuất vào bảng đối chiếu luân chuyển, vào cột nhập cột xuất cho từng loại
vật liệu tơng ứng.
Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho
từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển. Số tồn cuối tháng này là số tồn
của đầu tháng tiếp theo
Cuối tháng kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện
vật. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh
Ưu điểm: khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm do chỉ ghi một lần
vào cuối tháng.
Nhợc điểm: công việc của kế toán vật t thờng dồn vào cuối tháng làm
cho các báo cáo kế toán thờng không kịp thời.
11
Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp
vụ nhập- xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật
liệu, do vậy không có điều kiện theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày.
2.3 Phơng pháp sổ số d
Nguyên tắc: tại kho ghi chép theo chỉ tiêu số lợng, còn tại phòng kế toán
theo chỉ tiêu giá trị.
Trình tự ghi chép:
+ ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của từng loại
hiện vật trên thẻ kho giống nh phơng pháp thẻ song song nhng cuối tháng thủ
kho lập sổ số d trên cơ sở số liệu số tồn vật liệu trên thẻ kho, sau đó chuyển sổ
này cho kế toán vật liệu
+ ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
(sơ đồ 3 phần phụ lục)
Bớc 1: Hàng ngày hoặc đinh kỳ sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho
đem đến ghi đơn giá tính thành tiền
Bớc 2: Định kỳ 5 hoặc 10 ngày kế toán vật liệu tổng hợp giá trị vật liệu
nhập và xuất vào bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn
Bớc 3: Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn về giá trị cho từng loại
vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập-xuất-tồn.
Bớc 4: Cuối tháng sau khi nhận đợc sổ số d do thủ kho chuyển đến, kế
toán tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số d cột giá trị.
Bớc 5: Cuối tháng kế toán vật liệu tự tiến hành đối chiếu số liệu về giá
trị giữa sổ số d và bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm
nguyên nhân và điều chỉnh.
Bớc 6: Cuối tháng kế toán vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về
tổng giá trị nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều
chỉnh.
Ưu điểm: giảm đợc khối lợng ghi chép hàng ngày.
Nhợc điểm: khó kiểm tra khi sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về
mặt giá trị từng nhóm nguyên vật liệu.
12
Phạm vi áp dụng: phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng các
nghiệp vụ kinh tế về nhập- xuất diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại và xây
dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng
ngày tình hình nhập- xuất- tồn, yêu cầu về trình độ cán bộ kế toán của doanh
nghiệp tơng đối cao.
IV/ Hạch toán tổng hợp tình hình biến động NVL
1. Kế toán tổng hợp NVL
1.1 Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,
giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thờng xuyên liên
tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.
Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung
cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm
nào cũng có thể xác định đợc lợng nhập- xuất- tồn vật liệu. Tuy nhiên phơng
pháp này không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng
tồn kho nhỏ, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152- nguyên liệu, vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL
hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp.
- TK 151- Hàng mua đi đờng: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh
nghiệp đã mua hay chấp nhận mua nhng cha về nhập kho.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài
khoản liên quan khác nh 113, 112, 111, 331
Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên. (sơ đồ 4 phần phụ lục)
1.1.1Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Khi mua vật liệu, vật liệu về có chứng từ kèm theo:
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111,112.331
13
Vật liệu về cha có chứng từ kèm theo: vẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu về
hiện vật nhng cha ghi sổ kế toán ngay mà đợi đến cuối tháng nếu hóa đơn
về thì ghi sổ giống trờng hợp trên. Nếu cuối tháng chứng từ vẫn cha về thì
ghi sổ theo tỷ giá tạm tính. Sang tháng sau nếu chứng từ về, so sánh giá
thực tế với giá tạm tính để ghi sổ.
Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về, kế toán cha ghi sổ ngay mà lu hoá
đơn vào tập hồ sơ riêng. Nếu trong tháng hàng về nhập kho, kế toán ghi sổ
giống trờng hợp cả hàng và hoá đơn cùng về. Nếu cuối tháng hàng vẫn cha
về, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111,112,331
Sang đầu tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 151
Trờng hợp DN mua hàng đợc hởng chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 111,112,331
Có TK 515
Trờng hợp hàng thừa hoặc thiếu so với hoá đơn:
- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:
Nếu nhập kho toàn bộ (kể cả hàng thừa)
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có Tk 111, 112, 331
Có TK 338(1)
Khi xử lý giá trị hàng thừa
Nợ TK 338(1)
Có Tk 642
Có TK 711
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét